Kontext‑Hilfe (Beta, Desktop)

Direkte Hilfe im UI — ohne Suchen in der Doku.

• Beta ? unten rechts anklicken → Element anklicken → Hilfe erscheint direkt dort.
• ESC beendet den Hilfe‑Modus.
• Hinweis: Aktuell nur am Desktop (Mobile folgt).

Wie funktioniert die App?

Die App verbindet Belege‑Upload, Projekte, Zeiterfassung und Rechnungs‑Entwürfe mit deiner easybill REST API. Für Belege nutzt sie zusätzlich deine Beleg‑E‑Mail.

• REST API: Mit deinem API‑Key lädt das Dashboard Daten wie Rechnungen/Projekte. Der Key wird pro Benutzer serverseitig gespeichert.
• Rechnungs‑Entwürfe: Über den FAB („Rechnung schreiben (Entwurf)“) kannst du Rechnungen als Entwurf anlegen. Die Dokument‑Ansicht ist aktuell Beta.
• FAB: Der FAB (unten rechts) ist verschiebbar – halte ihn gedrückt und ziehe ihn an eine passende Stelle.
• Belege: Du kannst PDF/Bild hochladen oder fotografieren, danach prüfen und mit „Jetzt senden“ versenden.
• Beleg‑E‑Mail: Der Upload wird per E‑Mail an deine konfigurierte Beleg‑E‑Mail weitergeleitet, damit easybill den Beleg verarbeiten kann.
• Wichtig: Prüfe vor dem Senden Lesbarkeit und Zuschnitt (Datum/Betrag/Unternehmen), damit die Verarbeitung sauber klappt.

Tipp: Wenn du die Tour später erneut brauchst, starte sie jederzeit hier über „Onboarding starten“.

Anmeldung & Freigabe (Multiuser)

Die App ist multiuser‑fähig. Jede Person hat eigene Einstellungen (API‑Key/Beleg‑E‑Mail).

• Registrierung: Selbst‑Registrierung aktuell nur mit @easybill.de E‑Mail (Admins können externe User einladen/anlegen).
• Login: Mit Benutzername oder E‑Mail.
• Freigabecode: Neue User müssen beim ersten Login einen Code eingeben (der erste Admin ist direkt freigeschaltet).
• Code neu anfordern: Im Freigabe‑Dialog möglich (falls E‑Mail im Spam landet).
• Admin: Kann User deaktivieren oder löschen (Einstellungen → Administration).

API‑Key & Beleg‑E‑Mail finden

So findest du die Werte in easybill und kannst sie in der App hinterlegen.

• API‑Key: In easybill über die blaue Menüleiste → Namenskürzel (rechts oben) → Profil & Einstellungen → unten „API Key“ (ggf. erstellen) → speichern.
• Beleg‑E‑Mail: In easybill über die blaue Menüleiste → Zahnrad → Belege → unten „E‑Mail Empfang der Belege“ → Adresse im Stil …@belege.easybill.de erstellen und hier hinterlegen.
• Hinweis: Beim Beleg‑E‑Mail‑Empfang wird typischerweise nur ein Dokument pro E‑Mail verarbeitet (weitere Anhänge können ignoriert werden).

Rechnungs‑Entwurf erstellen (Mini‑Workflow)

In wenigen Schritten zum Entwurf — ideal auf Mobil & Desktop. Dokument‑Ansicht: Beta.

• 1) API‑Key setzen: Einstellungen → API‑Key.
• 2) FAB öffnen (unten rechts) → „Rechnung schreiben (Entwurf)".
• 3) Im Dokument: „Empfänger wählen/ändern" → Kunde auswählen.
• 4) „Position hinzufügen" → aus Postenliste oder freie Eingabe.
• 5) „Entwurf erstellen" → Entwurf wird in easybill angelegt.

Ansicht umstellen: Einstellungen → Rechnungsansicht (Formular/Dokument).

Stoppuhr & Zeiterfassung

Zeiten auf der Baustelle oder im Büro schnell erfassen und direkt an easybill übertragen.

• Stoppuhr starten: FAB (+ unten rechts) → „Stopuhr (große Ansicht)" oder Floating‑Pill unten links antippen.
• Timer läuft im Hintergrund: Stoppuhr schließen — der Timer tickt weiter. Der Pill zeigt die laufende Zeit und wechselt auf Blau.
• Projekt vorwählen: Direkt in der Stoppuhr das Projekt auswählen — wird beim Senden übernommen.
• Zeit übertragen: „Stoppen" → „Zeiteintrag senden" → Beschreibung eingeben → „Zeit erfassen".
• Manuell buchen: FAB → „Zeiteintrag" → Modus „Manuell" → Minuten eingeben.
• Pending: Noch nicht gesendete Einträge zeigt der Pill orange mit Badge — kein Verlust beim App‑Wechsel.

FAB — Schnellaktionen (+ Button)

Der große + Button unten rechts bündelt alle häufigen Aktionen. Er ist verschiebbar: halten & ziehen.

• Rechnung schreiben (Entwurf): Öffnet den Rechnungs‑Dialog — Kunde wählen, Positionen ergänzen, Entwurf anlegen.
• Zeiteintrag: Direkt einen Zeiteintrag manuell erfassen oder einen laufenden Timer übertragen.
• Stopuhr (große Ansicht): Öffnet die Stoppuhr im Vollbild — ideal auf Mobil für genaues Messen.
• Beleg fotografieren: Öffnet die Kamera direkt (ohne Umweg über die Belege‑Seite).
• Beleg hochladen: Wechselt zur Belege‑Seite und öffnet sofort den Dateiauswahl‑Dialog.
• ? (Kontext‑Hilfe): Aktiviert den Hilfe‑Picker am Desktop — Element anklicken → Hilfe.
• Butler: Öffnet den KI‑Assistenten für Fragen zur Bedienung.

Dunkelmodus & Darstellung

Die App passt sich automatisch dem Geräte‑Theme an. Du kannst es auch manuell umschalten.

• Automatisch: Folgt der System‑Einstellung (Telefon/Laptop Dunkel‑ oder Hellmodus).
• Manuell wechseln: Menü-Button oben links → ganz unten „Darkmode / Hellmodus" antippen.
• Einstellungen: Einstellungen → Darstellung → Theme‑Pill zeigt aktuellen Modus.

KI Butler

Ein KI‑Assistent der dir bei Fragen zur App und zu easybill‑Workflows hilft.

• Öffnen: Butler‑Button (Chat‑Symbol mit Sparkle) unten rechts im FAB‑Bereich.
• Nutzen: Kurze Fragen stellen — z.B. „Wie buche ich eine Pause?", „Was bedeutet überfällig?".
• Einrichten: Einstellungen → KI Butler → aktivieren + Replicate‑API‑Token hinterlegen.
• Eigenes Wissen: Unter „Butler‑Wissen" kannst du projektspezifische Infos hinterlegen (z.B. Stundensätze, typische Leistungsarten).
• Datenschutz: Der Token wird serverseitig gespeichert, nie im Browser‑Speicher.

Diskussion & Team‑Chat

Interner Kanal für kurze Abstimmungen — sichtbar für alle eingeloggten Nutzer.

• Nachricht senden: Diskussion‑Seite öffnen → Texteingabe unten → Enter oder Senden.
• Pinnen: Stecknadel-Symbol neben einer Nachricht → erscheint im Dashboard oben in der Diskussions‑Kachel.
• Bewerten: Daumen-hoch / Daumen-runter neben einer Nachricht zeigt Zustimmung/Ablehnung im Team.
• Als Diskussion‑Zitat: Auf der Ausblick‑Seite können Roadmap‑Einträge direkt als Zitat in die Diskussion geschickt werden.
• Admin: Admins können den gesamten Diskussions‑Verlauf in den Einstellungen löschen.

Projekte & Zeiterfassung — Zusammenhang

Projekte kommen direkt aus easybill und dienen als Kostenstellen für Zeiteinträge.

• Projekt laden: Projekte‑Seite öffnen → werden automatisch von easybill geladen (API‑Key nötig).
• Zeiteintrag zuordnen: Im Zeiteintrag‑Dialog Projekt auswählen → easybill ordnet die Zeit dem Projekt zu.
• Stoppuhr + Projekt: Stoppuhr hat eine eigene Projekt‑Auswahl — kein zweiter Schritt nötig.
• Auswertung: Zeiteinträge nach Projekt sind in easybill direkt in der Projektansicht sichtbar.
• Neues Projekt: Über Projekte‑Seite → „+ Neues Projekt" direkt in easybill anlegen.

Worum geht’s?

easybill Companion unterstützt beim schnellen Arbeiten mit Belegen, Projekten, Zeiterfassung und Rechnungs‑Entwürfen — als schlanker Workflow‑Hub rund um easybill.

Technischer Überblick

• Frontend: Single‑Page UI (HTML/CSS/JS) mit Seitenwechsel über goPage().
• Backend: PHP‑API unter /api (Sessions, Auth, Settings, Upload‑Proxy).
• Datenbank: MySQL/MariaDB (Multiuser, Diskussion, App‑Settings).
• easybill REST API: Projekte/Zeiteinträge/Entwürfe laufen über deinen REST API‑Key.
• Beleg‑E‑Mail: Uploads werden an deine @belege.easybill.de Adresse weitergeleitet (damit easybill den Beleg verarbeitet).
• KI (optional): Chatbutler via Replicate‑API (serverseitiger Proxy, Token nie im Browser).

Sicherheit

• Secrets (API‑Keys/Tokens) werden serverseitig gespeichert und verschlüsselt abgelegt.
• Sessions: Login läuft über Server‑Sessions (keine Tokens im LocalStorage).
• Registrierung: Aus Sicherheitsgründen ist die Selbst‑Registrierung aktuell nur mit @easybill.de möglich. Admins können aber jederzeit Nutzer mit anderen E‑Mails einladen/anlegen.
• Prinzip: Der Browser bekommt nur Hints/Status (z.B. „••••p67Z“), nie den Klartext‑Key.

Version

Build‑ID: —

Bei Cache‑Problemen: Build‑ID vergleichen und ggf. Seite neu laden (oder in den Einstellungen/Testseite prüfen).

Build & Status

Hilft beim Debuggen von Caching/Deploy und Login‑Flows.

• Build: —
• Benutzer: —
• Wartungsmodus: —
• Browser: —

Tipp: Wenn du hier nicht die aktuelle Build‑ID siehst, liefert der Server noch eine alte Version aus.

Connectivity & Timing

Kleine Checks inkl. Dauer (zeigt sofort: ok / langsam / Fehler).

• Session (me.php): —
• Status (status.php): —
• Admin Users (users.php): —

Hinweis: „Langsam“ ab 1200ms.

Mail Checks

Testmails zentral senden (wie in Einstellungen, aber gebündelt).

—

E2E Kurzflows

Trigger für typische End‑to‑End Tests (ohne extra UI).

• Letzter Testuser: —
• Reset: —

—

Hinweis: Reset‑Link funktioniert nur für verifizierte User.

Login‑Look Vorschau

Eine kleine „Design‑Lab“-Ansicht (Hell & Dunkel), um die App‑Optik näher an Login‑Farben und Animation zu bringen – ohne etwas am produktiven UI zu ändern.

Wenn dir eine Richtung gefällt, kann ich daraus gezielt ein neues App‑Theme ableiten (ohne Login/Backend anzufassen).

Kontext‑Hilfe (Picker)

Hilfe genau dort, wo du gerade bist: Element auswählen → Erklärung sehen.

• Erledigt Beta Desktop‑Picker: „?“ unten rechts → Element anklicken → Hilfe.
• Hinweis: Aktuell nur am Desktop (Mobile folgt).

Kontext‑Hilfe (Picker) — Nächste Schritte

Ausbau der Kontext‑Hilfe (mobile & mehr Bereiche).

• Offen Mobile‑Variante: Touch‑Picker / Long‑Press.
• Offen Mehr Hotspots: Upload‑Warteschlange, Timer/Zeiteintrag, Entwürfe, Admin.

Offline‑taugliche Baustellen‑Flows

Auch ohne Netz: Zeiten erfassen, Daten sichern, später sauber synchronisieren.

• Offen Offline‑Queue: Zeiteinträge lokal speichern und gesammelt senden, wenn Netz da ist.
• Offen Status & Retry: klarer Zustand „ausstehend / gesendet / Fehler“ inkl. Wiederholen.
• Offen Konflikte vermeiden: eindeutige IDs + Schutz vor doppeltem Senden.

PWA / App‑Modus

Installierbar wie eine App: schneller, stabiler und weniger „Browser‑Reibung“ auf Mobil.

• Offen „Zum Homescreen“ inkl. Icon, Splash & Offline‑Cache.
• Offen Stabiler Baustellen‑Betrieb: weniger Fokus‑Zoom/Reloads, bessere Performance.

Projekte‑Flow: Timer direkt am Projekt

Weniger Klicks: im Projekt starten/stoppen – Projekt ist automatisch vorausgewählt.

• Offen „Timer starten“ direkt im Projekt.
• Offen Projekt‑Vorauswahl im Zeiteintrag‑Dialog.
• Offen Letztes Projekt merken: schneller wieder starten (z.B. Folgetag).

Rechnung aus Projekt & Zeiten

Aus Zeiten & Projektkontext automatisch einen Rechnungs‑Entwurf erzeugen – ohne Copy/Paste.

• Offen Zeiteinträge bündeln und als Positionen in einen Entwurf übernehmen.
• Offen Projekt‑Kontext: Titel/Referenz automatisch aus dem Projekt.
• Offen Leistungsnachweis‑Ansicht: Tagesliste als PDF/Preview (optional).

Vorlagen & Favoriten

Noch schneller arbeiten: häufige Texte/Positionen/Projekte mit 1 Tap auswählen.

• Offen Favorisierte Posten & Schnell‑Positionen im Entwurf.
• Offen Zeiteintrag‑Vorlagen (z.B. „Anfahrt", „Montage", „Abnahme").
• Offen „Letzte Aktivitäten“: wiederverwenden statt neu tippen.

Baustellenmodus

Für draußen: große Buttons, klare Zustände, schnelle Eingaben – ideal mit Handschuhen.

• Offen 1‑Hand‑Bedienung mit großen Touch‑Targets.
• Offen Sprach‑Notiz für Zeiteinträge (optional) – schneller als tippen.
• Offen Quick‑Check‑Out: „Pause / Feierabend“ als 1 Tap.

Qualität & Sicherheit (Profi‑Details)

Damit das im Alltag robust läuft – ohne Überraschungen.

• Offen Audit‑Log: wer hat was wann übergeben (lokal/protokolliert).
• Offen Export: Zeiteinträge/Projekte als CSV für Nachkalkulation.
• Offen Webhooks: Ereignisse an externe Systeme (Automation/Integrationen).